Dokumentumkezelés

Tervvéleményezés

Az új „tervvéleményezés” funkció lehetővé teszi, hogy a dokumentumokhoz rögzített hozzászólásokat teendőként kezeljük, státuszok megadásával. Tervvéleményt akkor hozhatunk létre, ha a dokumentum részt vesz egy jóváhagyási folyamatban. Ebben az esetben a jóváhagyók tervvéleményként is rögzíthetik a hozzászólásaikat, így jelölve a feltöltő számára az elvégzendő feladatokat.

A feltöltő egy új verzió feltöltésekor készre jelentheti a tervvéleményeket, jelezve, hogy elvégezte a módosításokat. A készre jelentett tervvéleményeket a jóváhagyók ellenőrizhetik, és véglegesíthetik azokat. Tömeges revíziófeltöltés esetén lehetőség van arra, hogy a nyitott tervvéleményeket csoportosan készre jelentsük, egyszerűsítve ezzel a folyamatot.

A folyamatban lévő tervvélemények a projekt főoldaláról, vagy az oldalsávban található „Tervvélemények” oldalról, valamint a kiválasztott dokumentum „Megjegyzések” fülén érhetők el.

Mik a tervvéleményezés feltételei?

• • A dokumentumnak részt kell vennie egy jóváhagyási folyamatban.

Milyen jogosultságokkal kezelhetők a tervvélemények?

• Jóváhagyó: aki létrehozza és elbírálja a tervvéleményeket.
  • A jóváhagyási folyamatban résztvevő felhasználók és adminisztrátorok.
• Feltöltő: aki készre jelenti a tervvéleményeket.
  • A mappában feltöltő (dokumentum létrehozás, revízió feltöltés, egyszerűsített fájlhozzáadás) és hozzászólási jogosultsággal rendelkező felhasználók.

Milyen státuszokra állíthatók a tervvélemények?

• Nyitott
• Készre jelentett
• Kész (csak jóváhagyóként és adminisztrátorként állítható be)

FONTOS: A tervvélemények megtekintéséhez szükséges a dokumentum megtekintés és hozzászólás jogosultság, vagy az, hogy a felhasználó jóváhagyóként vegyen részt a folyamatban. A dokumentum létrehozása jogokhoz innentől automatikusan társul a hozzászólás jog is.

Elnevezési szabályok

Az elnevezési szabályok lehetővé teszik annak meghatározását, hogy egy adott mappába milyen fájlnevek legyenek elfogadottak feltöltéskor. Emellett adattagonként is definiálható, hogy a fájlnevekben az egyes adattagok milyen információt tartalmazzanak (például mi számít tervszámnak vagy revíziószámnak).

Az elnevezési szabályokat a projekt adminisztrátorai hozhatják létre, és ezek alkalmazhatók a dokumentáció mappáira. Ha egy fájl neve nem felel meg a szabályban megadott formátumnak, a szoftver hibát jelez, és nem engedélyezi a fájl feltöltését.

A szabályok beállítása során lehetőség van arra is, hogy a még nem létező mappák és dokumentumok automatikusan létrejöjjenek a feltöltés során, amennyiben az adattagok egyikét mappaként jelöljük.

Az alkalmazott elnevezési szabály a dokumentációban, jobb klikkel egy mappára kattintva a „Részletek” alatt vagy a „Tömeges revízió feltöltés” oldalon tekinthető meg.

Milyen jogosultságokkal határozhatók meg az elnevezési szabályok?

• Projekt adminisztrátor.

Lehetséges adattag típusok:

• Szabad szöveg: a fájl nevének ezen része bármilyen szöveg lehet (pl. a terv megnevezése).
  • Megadható minimum és maximum szöveghossz.
  • Megjelölhető a dokumentum neveként vagy a tervszám részeként.
• Rögzített szöveg: konkrét karakter vagy karaktersor, amit a fájl nevének tartalmaznia kell (pl. elválasztó karakter az adattagok között, vagy a projekt kódja).
  • Megjelölhető a tervszám részeként.
• Választható szöveg: több rögzített szöveg lehetősége egy adattag helyén (pl. szakág vagy tervszakasz kódjai).
  • Táblázatból (pl. Excelből) másolva és beillesztve egyszerre több érték is megadható. o Megjelölhető tervszám részeként.
  • Megjelölhető a tervszám részeként.
• Szám: változó számérték a fájl nevében (pl. terv sorszáma, revízió szám).
  • Megadható minimum és maximum szöveghossz és számérték.
  • Megjelölhető revíziószámként és a tervszám részeként.
• Dátum: jellemzően a rajz elkészítésének dátuma.
  • Megadható több dátumformátum.

FONTOS: Az elnevezési szabálynak tartalmaznia kell a fájl kiterjesztését is. Ennél fogva az utolsó előtti „.” (pont) adattag nem törölhető és módosítható. Az utolsó „pdf” rögzített szöveg adattag alapértelmezett, de típusa és tartalma módosítható.

Dokumentummal kapcsolatos információk megjelölése, az adattagok közt:

• Ez a dokumentum neve: ezt az adattagot kezeljük a dokumentumkezelőben a dokumentum neveként (csak szabad szöveg típus lehet, csak egyszer választható ki).
• Ez a tervszám része: ezeket az adattagokat együttesen kezeljük a tervszámként (csak egymással szomszédos adattagok lehetnek, egybefüggő szöveget alkotva).
• Ez a revíziószám: ezt az adattagot kezeljük a dokumentum revíziójaként (csak szám típus lehet, csak egyszer választható ki).
• Ez egy mappa: ezt az adattagot mappaként és elérési útként is kezeljük (csak szöveg típus lehet).

FONTOS:

• Ha egy mappára olyan elnevezési szabályt állítunk be, amelyben megjelölünk mappa adattagot, akkor a további almappák elnevezési szabálya nem módosítható.
• Ha a még nem létezik a rendszerben az elnevezési szabályban megjelölt mappa vagy dokumentum, akkor a megfelelő jogosultságokkal a rendszer ezeket a feltöltés során legenerálja. Ehhez mappa létrehozás, tömeges mappa létrehozás, dokumentum hozzáadás és tömeges revízió feltöltés jog szükséges.

---

Felhasználók

Kétfaktoros azonosítás

Mostantól elérhető a kétfaktoros azonosítás, amely extra védelmet nyújt a felhasználók számára. A bejelentkezéskor egy jelszó mellett egy második, biztonsági kód megadására is szükség lesz, így tovább csökkenthető az illetéktelen hozzáférés kockázata.

Hogyan aktiválható?

1. Lépj a „Profilbeállítások” menübe, és kattints a „Kétfaktoros azonosítás engedélyezése” gombra.
2. Töltsd le és nyisd meg a Google Authenticator alkalmazást.
3. Olvasd be a megjelenő QR-kódot az alkalmazással.
4. A bejelentkezéshez add meg a Google Authenticator által generált biztonsági kódot a jelszavad mellett.

---

További fejlesztések

Egyebek

• Új nyelv: horvát
• Értesítések optimalizálása a feladatkezelésben (csak előző napi változásokat tartalmazza)
• Fájlok csatolásának lehetősége a feladatokhoz
• PDF export optimalizálása a feladatkezelésben (képek elrendezése)
• Hozzáférés kérése projekthez:
  • Ha olyan projekt linkje van a birtokunkban, amelynek nem vagyunk felhasználói, akkor linken a „Hozzáférés kérése” oldalt érhetjük el. A hozzáférési kéréseket a projekt adminisztrátorai hagyják jóvá.