Röviden: Az építési hibalista követése azt jelenti, hogy a rögzített hibák és feladatok felelősét, határidejét és állapotát a lezárásig naprakészen tartod. A myPlan.cloudban testre szabható listák, menthető szűrők és különböző nézetek segítik az áttekintést. A kiválasztott feladatokról Excel- vagy PDF-riport készülhet, az egyeztetéshez szükséges adattartalommal.
Egy helyszíni egyeztetésen hamar kiderül, ha a feladatlista már nem követi a munkát. Az egyik javítás elkészült, de még nyitottként látszik. Egy másiknak lejárt a határideje, és csak a megbeszélésen derül ki, hogy másik kivitelezőre vár. Ilyenkor az idő egy része azzal telik, hogy a csapat előbb közösen rendbe teszi a listát.
A feladatkövetés akkor használható a napi munkában, ha a listából meg tudod állapítani, mivel kell foglalkoznod, melyik csoportnál van a teendő, és mi akadályozza a továbblépést. Ehhez a szoftver mellett arra is szükség van, hogy a résztvevők rögzítsék a változásokat.
A feladatok helyszíne, fontossága, sürgőssége, valamint személyi és pénzügyi erőforrásigénye eltérhet. Ezért előbb rendezett adatállományra van szükség, amelyből a vezetők a döntéshez szükséges tételeket ki tudják választani. A bevezetés elején azt is döntsétek el, ki és mikor végzi el az adminisztrációt. Ez egy leterhelt csapatnál külön erőforrást igényel; a feladatkezelő rendszer ezt nem szünteti meg, hanem szervezett keretet ad hozzá.
Mit jelent az építési feladatok és hibalisták követése
Az építőipari feladatkezelés a munka teljes folyamatát átfoghatja, a felvételtől a kiosztáson át az ellenőrzésig. A nyomon követés ezen belül arra ad választ, hogy az egyes tételek hol tartanak, és kinek van velük következő teendője. A feladatrögzítés alapjait a feladatkezelési útmutatóban mutatjuk be részletesebben.
A hibalista a teljes feladatállomány egy részét is jelentheti. Az angol construction punch list vagy snag list kifejezés jellemzően a még elvégzendő vagy javítandó munkák listájára utal, különösen az átadás körüli időszakban. Az Autodesk punch list ismertetője ezt a fogalmat és a tételek szokásos adatait is bemutatja. A napi feladatkövetés azonban más teendőkre, például egy ellenőrzésre vagy egyeztetésből következő munkára is kiterjedhet.
Érdemes külön kezelni a készre jelentést és az elfogadott lezárást. Ha a kivitelező elvégezte a javítást, attól az ellenőrzés még hátralehet. A projektben kialakított munkafolyamatnak ezt a különbséget is láthatóvá kell tennie.
Milyen adatokból legyen áttekinthető a feladatlista
Nem kell minden adatot egyszerre megjelenítened. Az a jó kezdőnézet, amelyből a saját munkádhoz szükséges információkat gyorsan ki tudod olvasni. Egy koordinátornak például a felelős csoport és a határidő lehet fontos; egy bejárás előtt a helyszín szerinti rendezés segíthet.
| Adat | Milyen kérdésre válaszol |
|---|---|
| Feladat neve és azonosítója | Pontosan melyik tételről beszélünk |
| Helyszín vagy térbeli hivatkozás | Hol kell elvégezni vagy ellenőrizni a munkát |
| Felelős csoport | Kinél van a feladat a folyamat adott pontján |
| Határidő | Mikorra kell továbblépni vagy elkészülni |
| Állapot | Mi történt már meg és mi a következő lépés |
| Egyedi mező vagy címke | Melyik lakáshoz, szakághoz vagy más projektbeli kategóriához tartozik a tétel |
A myPlan.cloud alapértelmezett feladatnézete a lista. A megjelenő adatoszlopok testre szabhatók, és a feladatok rendezhetők. A lejárt határidejű tételek számát kiemelt helyen piros szám mutatja. Az egyedi mezők a projekt saját azonosítását követhetik: egy társasháznál például hasznos lehet a lakásszám, egy repülőtéri projektnél a kifutópálya megadása. Ezek az egyedi mezők is felvehetők a listanézet oszlopai közé.
Ha egy feladat helyét nehéz pusztán szöveggel leírni, alaprajzi vagy modellbeli hivatkozás is segíthet. A térbeli kapcsolatról a BIM-alapú feladatkezelést bemutató cikkben olvashatsz.
Hogyan maradjon egyértelmű a felelősség és az állapot
A felelős csoporthoz tartozzanak konkrét résztvevők
A myPlan.cloud feladatkezelője csoportokra épül. A feladatot felelős csoporthoz lehet rendelni, amelynek tagjai a projekt résztvevői. Így a munkafolyamat megszervezhető úgy, hogy egy kolléga távollétében más jogosult csoporttag is intézkedhessen. Ehhez a csoporttagságot és a jogosultságokat megfelelően be kell állítani.
A csoport egyetlen személyből is állhat, ha az adott szerepet például egy műszaki ellenőr tölti be. A csoportos működés ezért nem jelenti azt, hogy a felelősségnek személytelennek kell lennie. A projektben azt is tisztázni kell, ki veszi át a beérkező feladatokat, és ki jogosult készre jelenteni vagy elfogadni a munkát.
Az állapot a következő teendőt is tegye láthatóvá
A státuszok a feladat munkafolyamatának lépéseit jelölik. Egy lehetséges folyamat a rögzítés, a javítás, a készre jelentés és az elfogadás. Ez példa, nem minden projektre kötelező státuszsor: a tényleges elnevezéseket és a váltásra jogosult szereplőket a saját működéshez kell igazítani.
Ha egy feladat másik csoporthoz kerül, az átadásnál azt is rögzítsétek, miért történt, és mi a következő elvárt lépés. A myPlan.cloudban a delegálás a feladat megfelelő csoportba helyezésével történik. A csoportváltás önmagában még nem bizonyítja, hogy a címzett a szükséges információt is megkapta.
Mikor keress és mikor szűrj vagy rendezz
Kereséskor általában egy konkrét feladatot vagy néhány kapcsolódó tételt próbálsz megtalálni, például egy megnevezés alapján. Szűréskor egy munkához használható részhalmazt állítasz össze: ilyen lehet egy adott kivitelező nyitott feladatlistája vagy egy szint ellenőrzésre váró munkáinak listája. Egy keresés több találatot is adhat; a különbség elsősorban abban van, mire szeretnéd használni az eredményt.
A rendezés másra való. Ha a teljes állományt szeretnéd látni határidő vagy felelős csoport szerinti sorrendben, nem feltétlenül kell tételeket kizárnod. Ilyenkor először a sorrendet érdemes módosítani.
A myPlan.cloud feladatkezelőjében minden adatmezőre elérhető szűrés. Így például státuszra, helyszínre, felelős csoportra vagy dátumra is szűkítheted az állományt. A dátumfeltétel a közelgő határidejű munkák kiválasztására is használható. A feladatok címkéket kaphatnak, és az egyedi adatmezők is használhatók szűrőfeltételként.
Az összetett szűrők elmenthetők, ezért a visszatérő kimutatás feltételeit nem kell újra összeállítanod. A kiválasztott feladatkör nézetváltáskor is megmarad: a listában, az idővonalas és a helyszínrajzi nézetben is ugyanarra a szűrt állományra összpontosíthatsz. Az exportált állomány is a szűrt feladatokra korlátozódik.
Egy mentett szűrő használata a heti egyeztetésen
Tegyük fel, hogy a gépészeti kivitelezővel a még nyitott munkákat szeretnéd átbeszélni. A következő példa egy lehetséges egyeztetési rutin, nem egy konkrét ügyfél projektje.
- Válaszd ki a felelős gépészeti csoportot.
- Szűrj azokra az állapotokra, amelyekben még van teendő. Az elfogadottan lezárt tételeket hagyd ki ebből a napi munkalistából.
- Szűkíts helyszínre, ha a megbeszélés csak egy épületrészről szól.
- Rendezd határidő szerint a találatokat, és nézd át a lejárt tételeket is.
- Mentsd el a szűrőt, ha ugyanerre a nézetre a következő egyeztetésen is szükséged lesz.
- A megbeszélés eredményét vezesd vissza az érintett feladatokba.
A szűrt lista nem a teljes projekt állapota. Ha az egyeztetés más szakág munkájától függő elakadást tár fel, érdemes a tágabb feladatkört is megnézni. Egy túl szűk szűrő az összefüggést is elrejtheti.
Hogyan készíts használható Excel vagy PDF riportot
Riportálás előtt döntsd el, mire kell a kimenet. Más adattartalom segít egy helyszíni bejáráson, és más egy részletes irodai áttekintésnél. Ha minden elérhető mezőt és előzményt beleteszel, a lényeg könnyen háttérbe szorulhat.
A myPlan.cloudból Excel- és PDF-export is készíthető. A szűréssel meghatározhatod, mely feladatok kerüljenek a kimutatásba, majd az export beállításaival szabályozhatod annak adattartalmát. A PDF-exportnál például a feladatadatok, az eseménynapló és a képek bevonásáról is dönthetsz.
Az Excel akkor lehet kényelmes, ha a kapott adatokkal táblázatban szeretnél tovább dolgozni. A PDF egy összeállított jelentés átadásához vagy megbeszéléséhez használható. A letöltött fájlt időponthoz kötött állapotként kezeld: a rendszerben később rögzített változásokat egy korábbi export nem követi automatikusan.
Megosztás előtt ellenőrizd a szűrőt, a bevont mezőket és a címzetteket. A projekten belüli jogosultságkezelés mellett külön döntés, hogy egy exportált jelentést kinek továbbítasz.
Mi tartja naprakészen a feladatkövetést
A myPlan.cloud automatikus értesítést küld az érintett résztvevőnek, ha a felelősségi körébe új feladat kerül, vagy még teljesítésre váró feladata van. A leírásban szereplő napi összefoglaló e-mail a kapcsolódó feladatokat, helyszíneket és határidőket mutatja. A működéshez a felelősségi körök és az értesítési beállítások helyes kialakítása szükséges. Az értesítés azt jelzi, hogy van teendő; nem váltja ki a feladat elvégzését vagy ellenőrzését.
A napi munkában annak érdemes frissítenie az állapotot, aki az adott lépést elvégezte vagy ellenőrizte. Készre jelentéskor a projekt elvárásai szerint csatolt kép és az eseménynapló segíthet megérteni, mi történt. A bizonyíték szükségességét és az elfogadás rendjét előre érdemes tisztázni.
Az elfogadottan lezárt tételeket a napi nyitott listából szűrd ki, ne törléssel próbáld rendezetté tenni az áttekintést. Így a figyelmet igénylő feladatokra összpontosíthatsz, miközben az előzmény visszakereshető marad.
A myPlan.cloud feladatkövetési eszközei egy helyen
A feladatkezelő rendszer a rögzítést és az utánkövetést közös struktúrába rendezi. A megfelelő beállítások, a mentett szűrések és az automatikus értesítések az adminisztráció ismétlődő részeit is támogathatják. Az adatok hitelessége és a munka elvégzése továbbra is a résztvevőkön múlik.
| Elvárás | A myPlan.cloud működése |
|---|---|
| Feladatadatok rögzítése | Részletes feladatrögzítés egyedi mezőkkel és alaprajzon vagy BIM-modellben megjelölhető hellyel |
| Áttekinthető megjelenítés | Alapértelmezett listanézet testre szabható adatoszlopokkal és rendezéssel |
| Keresés és szűrés | Egyszerű keresés, összetett feltételek és későbbre elmenthető szűrők |
| Címkézés és egyedi szempontok | Címkék és külön felvehető adatmezők, amelyek szűrésre is használhatók |
| Felelősség kijelölése | Konkrét résztvevőket tartalmazó felelős csoportok, akár egyetlen taggal |
| Jogosultságok szabályozása | Csoportos és egyéni jogosultságok, például az engedélyezett állapotváltásokhoz |
| Automatikus értesítések | Jelzések az érintett résztvevő saját felelősségi körébe tartozó teendőkről |
| Állapotkövetés | A teljes feladatfolyamatot lefedő státuszok és státusz szerinti szűrés |
| Delegálás | A feladat átadása a megfelelő felelős csoportba helyezéssel |
| Exportálás és riportálás | Excel- vagy PDF-kimenet a kiválasztott feladatokkal és a szükséges adattartalommal |
Gyakori kérdések a feladatkövetésről
Elég egy feladatot egyszer rögzíteni?
Nem. A rögzítés a kiindulópont. A határidő, a felelős csoport vagy az állapot változását is vezetni kell, különben az áttekintés hamar eltérhet a tényleges munkától.
Személyhez vagy csoporthoz kerül a felelősség?
A myPlan.cloudban felelős csoporthoz lehet rendelni a feladatot. A csoport tagjai konkrét projektrésztvevők; ha egy szerepet egyetlen ember lát el, a csoportnak egy tagja is lehet.
Újra be kell állítani a rendszeresen használt szűrést?
A létrehozott szűrő elmenthető későbbi használatra. A következő egyeztetés előtt ellenőrizd, hogy a feltételei még megfelelnek-e a célodnak.
Ugyanazok a feladatok jelennek meg a különböző nézetekben?
A beállított szűrés a lista-, idővonalas és helyszínrajzi nézetre is érvényesül. Nézetváltáskor ezért a kiválasztott feladatkör más megjelenítését használhatod.
Készíthető külön jelentés egy kivitelező feladatairól?
Igen. A megfelelő felelős csoportra és további feltételekre szűrt feladatokból Excel- vagy PDF-kimutatás készíthető, a kiválasztott adattartalommal.
A készre jelentett feladat már lezártnak számít?
Ez a projekt munkafolyamatától függ. Ha a készre jelentést ellenőrzés és elfogadás követi, ezeket külön állapotként vagy lépésként kell követni. A kivitelező készre jelentése ilyenkor nem azonos az elfogadott lezárással.
Kapcsolódó útmutatók
- Mi az építőipari feladatkezelés? – hogyan lesz a helyszíni észrevételből kiosztott, ellenőrizhető feladat.
- BIM-alapú feladatkezelés – a feladat helye a BIM-modellben.
- IFC-fájl megnyitása és megosztása – a modell böngészős vizsgálata.
Nézd meg a saját munkafolyamatodhoz illő feladatkövetést
Ha a következő egyeztetésre már szeretnél egy szűrt feladatlistával érkezni, érdemes a saját szerepkörökkel és állapotokkal végignézni a folyamatot. Az építőipari feladatkezelő oldalán a kapcsolódó lehetőségeket is áttekintheted.