Röviden: Az építőipari feladatkezelő szoftver akkor segíti a felelősségek követését, ha minden feladatnál egyértelmű, melyik csoportnak kell intézkednie, és kik jogosultak a következő lépésre. A myPlan.cloudban a feladatok csoportokhoz rendelhetők, a tagok jogosultságai csoportonként eltérhetnek. Az azonnali értesítés csoportszinten, a napi összefoglaló egyéni szinten állítható. A munka elvégzését és elfogadását a rendszerben is rögzíteni kell.
Egy kitört ablak javítását már felvettétek a hibalistába vagy hiánylistába. A helyszín és a határidő is megvan, a következő bejáráson mégis kiderül, hogy senki nem intézkedett. Lehet, hogy a megfelelő kivitelező nem kapta meg a feladatot, vagy a csapatból mindenki arra számított, hogy valaki más foglalkozik vele.
A delegálásnak ezt kell tisztáznia: kinél van a feladat most, mit vártok tőle, és hogyan kerül tovább az ügy, ha elkészült a munka vagy másik szakágra van szükség. Az értesítések abban segítenek, hogy az érintett résztvevő akkor is tudomást szerezzen a teendőről, amikor éppen nem a feladatkezelőt nézi. A következőkben végigvesszük, hogyan érdemes ezt a folyamatot kialakítani.
Mit jelent a felelősség egy építési feladatnál?
A munkaköri leírás nem oszt ki minden helyszíni teendőt
Egy vállalatnál a munkaköri leírás általában meghatározza az alkalmazott rendszeresen visszatérő feladatait és felelősségi körét. Egy konkrét mennyezeti hibajavítás vagy utómunka azonban más jellegű feladat. A kiíró és a javítást végző kivitelező akár külön cégnél is dolgozhat, a teendő pedig több szereplőn haladhat át a felismeréstől az elfogadásig.
Az ilyen kisebb, önálló munkák felelősségét az adott feladathoz kell hozzárendelni. A feladatkezelőben annak is követhetőnek kell maradnia, ha a következő lépés már másik csoport dolga. A teljes folyamat alapjairól az építőipari feladatkezelési útmutatóban olvashatsz.
Egyértelmű feladatgazda csoportos munkavégzés mellett
Az egyértelmű felelősség nem feltétlenül jelenti azt, hogy a feladatot csak egyetlen ember kezelheti. A munkáért felelős kivitelező cég vagy szakági brigád is lehet a feladat gazdája. A lényeg, hogy az érintettek tudják, melyik csapatnak kell intézkednie a folyamat adott pontján.
Egy kisebb építkezés egyetlen műszaki ellenőrének például személyesen kell jóváhagynia a rá tartozó munkát. A kivitelezést végző csoportnál viszont célszerű lehet, hogy a művezető távollétében egy másik jogosult tag is felvehesse vagy készre jelenthessen egy feladatot. Ehhez előre rendezni kell a csoporttagságot és a jogosultságokat.
Hogyan oszd ki az építési feladatokat?
Előbb legyen pontos a feladat, utána jelöld ki a felelőst
Csak azt lehet számon kérni, amit a címzett meg tud érteni. A feladat leírásában ezért szerepeljen a pontos hely, a munka fizikai terjedelme, a műszaki tartalom és a határidő. A „javítani az ablakot” helyett például azt is tisztázni kell, melyik nyílászáróról van szó, és milyen eredményt vártok a javítástól.
A myPlan.cloud egyedi adatmezők létrehozásával is támogatja a projekt saját szempontjai szerinti rögzítést. Ha a helyet nehéz szöveggel egyértelműen megadni, a tervlap vagy a modell is segíthet; erről a BIM-alapú feladatkezelést bemutató cikkben találsz részletesebb leírást.
A jogosultságok igazodjanak a munkafolyamathoz
A feladat kiírójának, a kivitelezőnek és az ellenőrző személynek különböző teendői vannak. Ennek megfelelően kell meghatározni, ki adhat feladatot másnak, ki jelenthet készre munkát, és ki jogosult azt átvenni vagy jóváhagyni.
A myPlan.cloud csoportkoncepciót használ: a delegálás, a kivitelezés és a jóváhagyás csoportokhoz kapcsolódva zajlik. A csoportok jellemzően a szakági kivitelezést követik, például építészetre, épületgépészetre vagy elektromos kivitelezésre tagolódnak. Az egyes csoportokhoz konkrét projektrésztvevők tartoznak.
A csoporton belül se maradjon bizonytalan a következő lépés
A csoporttagság önmagában nem jelent minden műveletre jogosultságot. Beállítható például, hogy egy felhasználó átadhatja-e a feladatot másik csoportnak, vagy milyen státuszokat választhat. Egyetlen résztvevőből álló csoport is kialakítható, ha az adott szerepet egy személy tölti be.
A folyamatot irányító résztvevők, például a feladatkiíró vagy a műszaki ellenőr, jellemzően több vagy valamennyi érintett csoportban szerepelnek, szélesebb jogosultságokkal. A tényleges csoporttagságot és jogosultsági kört a projekt működéséhez kell igazítani. Ez teszi lehetővé, hogy a csoportos munkavégzés mellett is szabályozott maradjon a feladat átadása és elfogadása.
Mikor legyen napi összefoglaló és mikor azonnali értesítés?
Az értesítés érje el a helyszínen dolgozó résztvevőt is
A feladatkezelő alkalmazásban tárolt információt az látja, aki megnyitja a rendszert. A kivitelező és az ellenőr viszont a munkája jelentős részét a helyszínen végzi. Az értesítések célja, hogy akkor is jelezzenek egy új feladatot vagy az érintettet érintő változást, amikor nem figyeli folyamatosan a szoftvert.
Egy használható értesítési rendnél négy kérdést érdemes tisztázni:
- Minden érintett megkapja-e a rá tartozó információt?
- Elkerülhető-e, hogy mások számára irreleváns teendőkről is értesüljön?
- Annyi részletet kap-e, amennyire az intézkedéshez szüksége van?
- Akkor érkezik-e a jelzés, amikor még időben tud lépni?
A két értesítési mód eltérő szinten állítható
A myPlan.cloud napi összefoglalója megmutatja, milyen megoldatlan feladatok vannak, illetve kerültek a csoport látóterébe. Ennek fogadása egyéni szinten állítható. Ha a napi összesítés nem elegendő, csoportszinten azonnali értesítés is beállítható.
| Értesítés | Beállítás szintje | Mire használható |
|---|---|---|
| Napi összefoglaló | Egyéni | A résztvevő számára releváns megoldatlan és újonnan bekerült feladatok rendszeres áttekintésére |
| Azonnali értesítés | Csoport | Olyan teendő jelzésére, amelynél nem célszerű a következő napi összesítésre várni |
A munkarend és a sürgősség alapján válassz
Tegyük fel, hogy a műszaki ellenőr csak háromnaponta jár a helyszínen. Ha egy jóváhagyásra váró munka délelőtt elkészül, hasznos lehet az azonnali jelzés: így még aznap meg tudja nézni, ha a munkarendje ezt lehetővé teszi. Ez egy lehetséges felhasználási példa, nem vállalt ellenőrzési határidő.
Egy klímaszerelő cég csoportjában ugyanakkor nem feltétlenül kell minden résztvevőnek napi összefoglalót kapnia. A projekt működésétől függően elegendő lehet a művezetőnek és a helyettesének beállítani azt, ha ők szervezik tovább a munkát. Az azonnali jelzést külön érdemes mérlegelni, különösen sürgős, akár veszélyt jelentő hibákkal foglalkozó csoportoknál. A szoftveres értesítés nem helyettesíti a helyszíni biztonsági intézkedéseket és a szükséges közvetlen jelzést.
Az összes csoportra bekapcsolt azonnali értesítés könnyen túl sok e-mailhez vezethet. Ha a résztvevő már nem tudja megkülönböztetni a sürgős teendőt a többitől, a beállítás nem éri el a célját. A címzetteket és a gyakoriságot a tényleges feladatokhoz igazítsd.
Hogyan jut el a kiosztott feladat a jóváhagyásig?
A feladat az illetékes csoportban jön létre
A delegálás a myPlan.cloudban azzal indul, hogy az erre jogosult felhasználó létrehozza a feladatot a megfelelő csoportban. Ezt jellemzően a projekt vagy a feladatkezelés adminisztrátora végzi. A kitört ablak javítását például az „Építészet” csoportba helyezheti, ahol az értesítési beállításoknak megfelelő résztvevők jelzést kapnak róla.
A napi összefoglaló az adott csoport számára addig tartalmazza a feladatot, amíg másik csoporthoz nem kerül, vagy az elvégzett munkát egy arra jogosult felhasználó jóvá nem hagyja. A készre jelentés és a jóváhagyás ezért különösen fontos fordulópont.
Az adminisztrátor kövesse a határidőket is
Az automatikus értesítés a feladat gazdájának szól, de nem bizonyítja, hogy a munka el is indult. Az adminisztrátornak a közelgő és az elmulasztott határidőket is figyelnie kell, szükség esetén pedig külön jeleznie a kivitelezőnek.
A myPlan.cloud vezérlőfelülete, szűrői és exportjai támogatják ezt az áttekintést. A lejárt feladatokra beállított szűrő elmenthető, így a visszatérő ellenőrzésnél nem kell minden alkalommal újra összeállítani a feltételeket. A hibalista követéséről és riportálásáról szóló útmutató a szűrést és a kimutatások összeállítását részletesebben is bemutatja.
A szóbeli elfogadás után a rendszerben is legyen jóváhagyás
A feladatot érintő eseményeket akkor érdemes rögzíteni, amikor megtörténnek. A myPlan.cloudban a státuszváltozások automatikusan naplózódnak. Készre jelentés után a feladat például „Vitatott” állapotba kerülhet, átadható másik szakágnak, vagy a jogosult személy jóváhagyhatja.
Ha a jóváhagyás csak szóban vagy egy másik kommunikációs csatornán történik meg, a rendszerben a folyamat nyitva marad. A valóságban már elvégzett és elfogadott munka továbbra is szerepelhet a megoldatlan tételek között. A következő egyeztetés előtt ezért a hiányzó státuszokat is rendezni kell.
Rövid ellenőrzőlista a feladatkiosztás beállításához
- Rögzítsd a helyet, a műszaki tartalmat, az elvárt eredményt és a határidőt.
- Válaszd ki azt a csoportot, amelynek most intézkednie kell.
- Ellenőrizd a csoporttagokat, a helyettesítést és a szükséges műveleti jogosultságokat.
- Döntsd el, kik kapjanak napi összefoglalót, és indokolt-e az azonnali értesítés az adott csoportban.
- Tisztázd, ki követi a határidőket, és mi történik elakadáskor.
- A készre jelentést és az elfogadást a rendszerben is vezesd végig.
Gyakori kérdések a delegálásról és az értesítésekről
Lehet egyetlen személy a feladat felelőse?
Igen. A myPlan.cloud csoportos működésében egy csoportnak egyetlen tagja is lehet, például ha a műszaki ellenőri szerepet egy ember tölti be.
Ugyanaz a felhasználó minden csoportban ugyanazt teheti?
Nem feltétlenül. A tagok jogosultságai csoportonként eltérhetnek. Külön szabályozható például a másik csoportnak történő átadás vagy az engedélyezett státuszváltás.
Mi a különbség a napi és az azonnali értesítés között?
A napi összefoglaló rendszeres áttekintést ad a releváns megoldatlan feladatokról, fogadása egyénileg állítható. Az azonnali értesítés csoportszinten kapcsolható be, ha nem célszerű megvárni a napi összegzést.
Minden csoporttagnak szükséges napi összefoglalót kapnia?
Nem. A napi értesítés egyéni beállítás. A munkaszervezéstől függően például a művezető és a helyettese fogadhatja az összesítést.
Az értesítés után nincs több adminisztrátori teendő?
Az értesítés nem váltja ki a határidők és az előrehaladás ellenőrzését. Az adminisztrátornak figyelnie kell az elmaradásokat, és szükség esetén külön intézkednie.
A készre jelentés lezárja a feladatot?
Ha a munkafolyamat jóváhagyást is előír, nem. A készre jelentést az erre jogosult résztvevő ellenőrzése és a rendszerben rögzített elfogadás követi.
Kapcsolódó útmutatók
- Mi az építőipari feladatkezelés? – feladatok rögzítése, kiosztása és ellenőrzése.
- Építési hibalista követése és riportálása – mentett szűrők és célzott kimutatások.
- BIM-alapú feladatkezelés – a feladat pontos helyének megadása a modellben.
Nézd meg a saját feladatkiosztási folyamatoddal
Az építőipari feladatkezelő oldalán áttekintheted a kapcsolódó lehetőségeket. Ha a saját csoportjaitokkal és jóváhagyási rendetekkel szeretnéd végignézni a működést, küldd el az érdeklődésedet az űrlapon. Kollégáink felveszik veled a kapcsolatot.
Érdeklődök · Próbakörnyezet indítása
A próbakörnyezethez a következő oldalon regisztrálhatsz, majd belépve megnézheted a myPlan.cloud felületét.